Par Annik De Celles, directrice chez Septembre éditeur, ex-enseignante et auteure
Astuces pour faciliter les communications par courriel entre parents et intervenants scolaires
Depuis le début de la pandémie, les parents utilisent quasi quotidiennement le portail scolaire, les courriels ou tout autre outil de communication en lien avec la vie scolaire de leur enfant. Que ce soit pour informer l’enseignant de l’absence du petit dernier, ou pour demander du soutien pour la plus vieille, les communications écrites informatives prennent de plus en plus de place. Les intervenants scolaires passent aussi de plus en plus de temps à rédiger des courriels et des documents informatifs, par conséquent les parents ont plus de lecture à faire.
Les communications écrites génèrent malheureusement parfois du stress, des frustrations, de l’incompréhension, autant pour l’intervenant que pour le parent, et peuvent altérer la relation parent-enfant-intervenant.
5 aspects à garder en tête pour communiquer efficacement
Une équipe-école est formée de différentes personnes, ayant des tâches et des compétences fort différentes. Les compétences en lecture et en écriture des individus peuvent aussi se situer à différents niveaux, tout comme vos propres habiletés linguistiques. C’est absolument normal et il ne faut pas limiter ses communications par peur de faire des erreurs.
1. Simplicité et clarté
Selon la Fondation pour l’alphabétisation, « moins d’une personne sur deux (46,8 %) au Québec est susceptible de démontrer la maîtrise de compétences en littératie la rendant capable de lire en vue d’apprendre, de comprendre, d’agir ou d’intervenir en toute autonomie. »
Astuces pour les écoles
- Opter pour des messages courts et clairs.
- Choisir un vocabulaire simple.
- Présenter une liste d’éléments plutôt que d’écrire un long texte.
2. Langue et culture
Les différences culturelles s’appliquent également aux façons de communiquer. En plus des différences de langue, d’accent et de vocabulaire, le style de communication varie d’une culture à l’autre. Les expressions peuvent aussi varier.
Astuces pour les écoles et les parents
- Privilégier les échanges par courriel afin de faciliter l’utilisation d’outils de traduction en ligne.
- Utiliser des verbes d’action pour préciser les actions attendues de l’intervenant, de l’enseignant, de la direction ou des parents.
- Poser des questions sur un ton respectueux si le message n’est pas clair, éviter les déductions ou les généralisations favorisera la compréhension.
- D’autres éléments culturels pourraient interférer avec la bonne compréhension de vos communications tels que : la vision de l’autorité ou du rôle parental, la tolérance à l’incertitude, le tissu social, le rapport au temps, etc. Il importe de prendre le temps d’établir des relations avec les intervenants afin de bien vous comprendre.
3. Le vécu scolaire
Selon une récente enquête de Statistiques Canada :
- 14,2 % de la population ne détient aucun diplôme d’études.
- 40 % de la population détient un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’une école de métiers.
- 45,8 % de la population a obtenu un diplôme d’études collégiales ou universitaires.
La vision et la compréhension du monde scolaire varient d’un individu à l’autre. Votre cheminement scolaire, votre vécu personnel (vision de la réussite, motivation, difficultés d’apprentissage, etc.) peuvent avoir un grand impact sur votre ouverture et votre compréhension des messages reçus de l’école.
Astuces pour les parents
- Demander de préciser les termes de jargon scolaire utilisés si vous n’êtes pas familier avec certains termes utilisés par l’équipe-école.
- Lorsqu’une tâche vous semble complexe, vous pouvez demander à votre enfant de vous expliquer ce qu’il y a à faire. Si le courriel porte sur d’autres aspects, demandez à l’intervenant de clarifier. Vous n’êtes peut-être pas le seul parent à ne pas avoir bien compris, l’enseignant pourra ainsi reformuler pour tous les parents.
- On peut parfois interpréter des émotions dans un courriel (un ton agressif, réactionnaire, indifférent, ou trop positif) ou mal interpréter certains mots. En cas de doute, demandez une rencontre téléphonique ou en visioconférence afin que la communication soit plus claire.
4. Santé physique, mentale et autres difficultés
Perte d’emploi, maladie, handicap physique, situation familiale difficile, comme parent nous vivons tous des réalités ou des moments difficiles qui peuvent jouer sur notre patience, notre ouverture et altérer notre capacité à comprendre les messages reçus, ou à exprimer nos besoins et ceux de nos enfants.
Astuces pour les parents
- Faire part ou expliquer votre situation et vos enjeux aux ressources scolaires concernées. Votre vie a un impact sur celle de votre enfant; connaître la réalité d’un élève permet à l’école de mieux l’accompagner.
- Les membres du personnel scolaire vivent eux aussi des défis et des situations personnelles qui peuvent avoir un impact sur leur communication et leur compréhension. Soyez indulgent et empathique envers eux.
5. Capacités technologiques
Les habiletés avec la technologie diffèrent aussi d’une personne à l’autre. Il se peut que vous vous sentiez plus ou moins à l’aise avec certains outils utilisés.
Astuces pour les parents
- Vous avez de la difficulté à ouvrir des pièces jointes aux courriels de l’enseignante? Demandez si une copie imprimée peut être remise à votre enfant.
- On vous demande d’utiliser certaines plateformes de visioconférence ou de partage de documents que vous ne connaissez pas? Faites une recherche afin de trouver des vidéos de type tutoriel ou demandez à l’enseignant de fournir un petit guide d’utilisation de ces outils.
Conseils aux parents
- L’équipe-école appréciera d’être informée d’avance de tout changement, rendez-vous ou élément qui aura un impact sur l’horaire de votre enfant.
- Les enseignants et les membres de l’équipe-école reçoivent une très grande quantité de messages. Facilitez-leur la tâche en allant droit au but dans vos communications et en n’incluant que les informations essentielles.
- Pour conserver de bons canaux de communication, l’idéal est de consulter le portail quotidiennement et répondre à tout message qui demande votre attention dans les meilleurs délais.
Références
- Boutin, M. (2019). Prendre goût à la diversité culturelle, Option travail, Septembre éditeur.
- Statistique Canada. (2020, 10 juin). Enquête sur la population active 2015, compilation spéciale, adaptée par l’Institut de la statistique du Québec, Banque de données des statistiques officielles sur le Québec.
Dimension(s) de la compétence numérique en lien avec cet article
6- Communiquer à l’aide du numérique
Voir le Cadre de référence.
