NotebookLM : l’assistant qui met un terme au « mal de tête documentaire » des directions d’école

par Audrey Miller

Dans un contexte où les directions d’école doivent jongler avec une avalanche de documents (projets éducatifs, plans de lutte contre l’intimidation, rapports d’analyse, procès-verbaux, notes de rencontres, etc.), la surcharge informationnelle devient très vite un frein au leadership. Qui n’a jamais perdu 20 minutes à chercher un article précis dans une convention collective, un document pour un parent ou encore une ancienne présentation? Ce « mal de tête documentaire », comme le décrit Jean-Pierre Tremblay, conseiller au Service national du RÉCIT des Gestionnaires scolaires, occupe un espace disproportionné dans le quotidien d’une direction ou direction adjointe. 

Heureusement, un outil d’intelligence artificielle comme NotebookLM de Google peut contribuer à réduire ce problème. Pensé comme un assistant personnel d’exploitation documentaire, il simplifie l’analyse, la synthèse et la création de contenu… tout en respectant les exigences éthiques et légales du milieu scolaire. Allons voir de plus près. 

Pourquoi NotebookLM change la donne pour les directions

Lors d’un atelier destiné à la communauté des conseillers du RÉCIT et des services TI du Québec, Jean-Pierre Tremblay a expliqué que NotebookLM repose sur un principe simple : il ne travaille qu’avec les documents qui lui sont fournis. Cela signifie qu’il :

• ne va pas chercher d’information ailleurs par défaut;
• ne réutilise pas les données pour entraîner ses modèles;
• cite systématiquement ses sources;
• réduit presque complètement les risques d’hallucination.

Au final, toute réponse est ancrée dans les documents fournis, validable, traçable et confidentielle. « On reste dans notre écosystème », insiste Jean-Pierre Tremblay, qui décrit l’outil comme un petit ange sur notre épaule : un compagnon qui répond rapidement, sans jamais décider à notre place.

Le conseiller du RÉCIT insiste d’ailleurs sur le gain de temps que cette IA permet de réaliser : moins de temps passé à chercher, plus de temps pour analyser et décider. 

Trois usages clés pour les directions

Pour illustrer la valeur de l’outil, Jean-Pierre Tremblay présente différents scénarios tirés du quotidien d’une direction d’école. 

1. Centraliser : regrouper toutes les sources dans un même bloc-notes

En quelques minutes, une direction peut créer un bloc-notes dédié à un projet ou à une rencontre, puis y déposer :

• le Projet éducatif;
• le Plan de lutte contre l’intimidation et la violence;
• les rapports d’évaluation;
• le PEVR du centre de services scolaire;
• toute autre documentation pertinente.

Résultat : une bibliothèque interrogeable, qui élimine les silos documentaires et les pertes de temps. Quelle direction ne rêve pas d’éliminer les silos et de rendre explicites les liens entre les différents documents de son établissement ou de son centre de services scolaire?

2. Interroger : dialoguer avec ses documents

Dans l’onglet Conversation, l’utilisateur peut poser des questions naturelles :

• « Synthétise-moi en 5 points les enjeux prioritaires liés à notre projet éducatif. »
• « Quels sont les liens entre le projet éducatif, le PEVR et le plan de lutte? »
• « Quelles sont les stratégies recommandées pour améliorer le climat scolaire? »

L’IA croise les documents, extrait les éléments clés et fournit une réponse sourcée. On peut aussi préciser les sources à interroger ou demander à NotebookLM de suggérer d’autres ressources en ligne, une fonction utile lorsque l’on prépare une formation ou un dossier thématique.

Cet usage transforme NotebookLM en assistant de recherche, utile pour se mettre à niveau rapidement sur un sujet ou préparer une rencontre stratégique.

3. Produire : générer un premier jet grâce au Studio

Attendez, ce n’est pas tout! L’onglet Studio est celui qui suscite le plus de réactions lors des démonstrations. À partir des sources ou des échanges précédents, NotebookLM peut en effet générer, d’un simple clic :

• une présentation de diapositives;
• une infographie;
• un balado (avec deux voix en dialogue);
• une vidéo;
• un guide synthèse;
• un questionnaire à intégrer en classe ou en formation;
• et même plus grâce à une définition personnalisée du document attendu. 

Un directeur peut par exemple demander :

« Crée un plan de présentation de 7 diapositives présentant trois enjeux et leurs priorités d’action. »

Une minute plus tard, le diaporama est prêt.

Actuellement, une limite persiste : il n’est pas possible de modifier l’objet généré dans NotebookLM. Mais Jean-Pierre Tremblay propose un contournement simple : télécharger le PDF, le convertir (via Adobe ou un outil équivalent) en PowerPoint ou Google Slides, puis le modifier librement.

Cependant, au rythme où évoluent les IA, il est fort à parier que NotebookLM se dotera bientôt de nouvelles fonctionnalités pour pallier cette limite.

Des usages pour tous les rôles en milieu scolaire

• Directions : préparer un point à l’ordre du jour, analyser rapidement un document, synthétiser l’information pour un conseil d’établissement, concevoir des supports visuels pour ses présentations.
• Conseillers pédagogiques : structurer une formation, extraire des stratégies à partir d’articles ou de recherches, produire des supports.
• Enseignants : créer des quiz, résumer des textes, soutenir la différenciation pédagogique.

NotebookLM devient ainsi un outil transversal, utile partout où il y a beaucoup d’information à organiser, comprendre et transformer.

À garder en tête : éthique, légalité et limites

L’outil, rappelle Jean-Pierre Tremblay, est cohérent avec le guide ministériel d’utilisation de l’IA, notamment sur :

• Qualité et transparence : les réponses sont sourcées.
• Explicabilité : l’utilisateur comprend d’où proviennent les informations.
• Agentivité : la décision reste toujours humaine.

À respecter absolument :

• ne jamais téléverser de données confidentielles;
• respecter les règles de son centre de services scolaire;
• valider les contenus générés, même si le taux d’erreur est faible.

Un détail important : les comptes Gmail personnels permettent de rendre un bloc-notes public, ce que les comptes Google Education ne permettent que via Classroom. Une nuance utile pour le partage de ressources.

NotebookLM ne remplace pas l’expertise des directions : il la déploie. En éliminant la charge liée à la recherche d’information et à la création de premiers jets, il permet aux leaders scolaires de se concentrer sur ce qui compte : la vision, la cohérence et l’impact. Un véritable assistant numérique sur l’épaule, au service du pilotage éducatif.

Les conseils de Jean-Pierre

En somme, fort de plus de 24 ans d’expérience à titre de direction d’établissement, Jean-Pierre Tremblay propose quelques conseils pour tirer pleinement parti de NotebookLM et soutenir le développement du leadership pédagonumérique des gestionnaires :

Travaillez par « thèmes »
Ne mélangez pas tout dans un seul bloc-notes. Créez-en, par exemple, un pour les ressources humaines, un pour la pédagogie et un pour la gestion de crise.

Citez vos sources
Lorsque NotebookLM génère une réponse, cliquez sur les chiffres bleus : ils renvoient au paragraphe exact du document d’origine. Un véritable filet de sécurité pour éviter toute approximation en réunion.

Partagez vos blocs-notes
Selon le sujet, n’hésitez pas à les partager avec votre direction adjointe, un collègue ou un collaborateur. C’est un premier pas vers la création d’un référentiel commun et la réduction des silos, une base solide pour une collaboration et une concertation efficaces.

Pour en savoir plus, vous pouvez vous abonner à l’infolettre du service national du RÉCIT des gestionnaires scolaires. Les détails d’un webinaire de la série Bye Bye la paperasse, consacré à NotebookLM en contexte de gestion scolaire, y seront bientôt annoncés. 

Merci à Jean-Pierre Tremblay pour sa collaboration à cet article!