Guide du conférencier en ligne pour mieux engager son auditoire

Le contexte actuel nous invite à transformer nos événements, conférences et formations en format virtuel. Cette transformation implique l’usage d’outils numériques dont certains peuvent même favoriser plus d’interaction avec l’auditoire.

En collaboration avec le Lab-École, nous avons préparé ce guide afin de vous permettre de découvrir plus particulièrement l’usage de la plateforme de visioconférence Zoom, en plus de vous outiller pour utiliser certaines applications favorisant l’interaction dans le cadre d’une conférence ou d’une formation en ligne. Vous pourrez ainsi maximiser votre expérience de conférencier tout comme celle de vos participants en ligne.

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Faire une conférence en ligne, qu’est-ce que ça change?

Tel qu’énoncé dans la fiche 71 idées pour enseigner et apprendre à distance, de la Chaire de recherche du Canada sur le numérique en éducation, enseigner ou offrir une conférence en ligne, c’est apprendre à vaincre une distance qui est à la fois spatiale, technologique, temporelle, culturelle, sociale, affective et, surtout, pédagogique, afin de permettre aux apprenants/participants de vivre une expérience des plus positives.

Dans ce contexte, deux questions se posent :

Comment établir la relation avec son public en ligne?
Comment garder l’attention et favoriser l’engagement de son public?

Peut-être avez-vous déjà fait l’expérience d’offrir une conférence ou d’animer un atelier en ligne. Si c’est le cas, vous avez probablement remarqué que l’expérience est différente de ce que l’on vit en présentiel! Une adaptation est nécessaire, autant dans le contenu que dans le contenant, afin de créer une relation avec l’auditoire, capter son attention, créer un échange bidirectionnel et interactif et lui faire vivre une expérience humaine et enrichissante dans laquelle elle est partie prenante.

Favoriser l’expérience de vos participants en ligne – 5 principes!

Les recommandations ci-dessous s’inspirent des sources citées dans ce guide et d’expériences vécues par de nombreux acteurs du milieu de l’éducation lors de leur participation à différentes conférences et formations en ligne.

Voici 5 principes à observer lors de votre préparation :

Créer la relation avec le public en favorisant l’interaction. Nommer l’objectif de la conférence et l’intention pour vos participants.
Expliquer les interactions souhaitées avec les participants dès le début de la conférence et présenter les outils utilisés pour le faire (quand et comment ouvrir le micro, lever la main, utiliser le clavardage, les outils collaboratifs et interactifs utilisés, etc.).
Donner des consignes courtes et claires au moment où vous souhaitez des interactions avec les participants.
Accorder du temps aux interactions et de l’importance à rappeler quels outils/boutons utiliser pour interagir. L’utilisation d’un minuteur est encouragée.
Réviser le contenu de la conférence :
- Séquencer en blocs de 20 minutes (incluant présentation du contenu et les interactions souhaitées) pour un maximum d’attention soutenue.
- Varier les différentes façons de présenter le contenu (vidéo, image, mots-clés, etc.).

Débuter avec Zoom, plateforme de visioconférence

Avec l’utilisation d’outils technologiques, la première étape est l’appropriation de votre environnement de visioconférence. Dans ce guide, nous nous attardons plus spécifiquement sur Zoom, bien que certaines fonctionnalités se retrouvent également dans d’autres outils tels que Google Meet et Microsoft Teams.

Nous vous encourageons à naviguer dans Zoom afin d’essayer les différentes fonctionnalités (micro, vidéo, conversation instantanée, etc.) qui vous seront utiles lors de votre conférence.

Nous parlerons plus spécifiquement des options concernant le mode Réunion de Zoom, dont l’accès est gratuit ou très abordable, et qui permet d’accueillir jusqu’à 100 personnes. Il existe aussi un mode Webinaire pour en accueillir encore plus.

Visitez : https://zoom.us
Tutoriel (7 min) : Utiliser Zoom en classe virtuelle
Tutoriel (10 min) : Zoom – Prise en mains initiale – Participants

Les principaux outils de l’animateur dans Zoom (en mode Réunion)

Bouton Micro : 1 clic pour activer, 1 clic pour désactiver.
Bouton Caméra : 1 clic pour activer, 1 clic pour désactiver.
Bouton Sécurité : il permet d’autoriser ou non l’usage de différentes fonctionnalités (telles que le partage d’écran, le clavardage et la possibilité de se renommer) aux participants.
Bouton Participants : il permet de voir ses participants et de paramétrer certaines fonctionnalités pour eux (Converser, Demander à démarrer la vidéo/Arrêter la vidéo, Demander à démarrer l’audio/Arrêter l’audio, Nommer animateur, Renommer, Mettre en salle d’attente, Supprimer). Avant de débuter la conférence, il est intéressant de s’assurer de cliquer sur Tous muets pour éviter les bruits indésirables.
Il permet également aux participants d’obtenir des options pour lever la main et signifier qu’ils ont une question, entre autres. Vous verrez leurs réactions vis-à-vis leur nom à cet endroit.
Bouton Converser : il permet de converser par écrit (clavardage). Il est possible d’écrire à tous les participants du groupe ou à une personne en particulier en sélectionnant son nom dans la liste déroulante. Il est également possible de définir à l’avance s’il est possible ou non d’utiliser cette fonction pendant la conférence.
Bouton Partager l’écran* : il permet entre autres de partager votre écran et d’utiliser un tableau blanc. Lorsque le partage d’écran est en fonction, une option Annoter devient accessible en survolant la barre de boutons Zoom avec la souris. Un message en vert apparaît pour vous indiquer que vous êtes en mode partage d’écran. Le bouton Arrêter en rouge vous permettra de revenir dans l’environnement Zoom.
Bouton Enregistrer : Permet l’enregistrement de la conférence sur votre ordinateur ou dans votre compte Zoom en ligne (Cloud). Il est toujours possible de suspendre ou d’arrêter l’enregistrement. Lors de l’enregistrement, un voyant lumineux clignotant s’affiche avec l’option de pause et d’arrêt dans le haut à gauche de votre écran. À noter : au démarrage de l’enregistrement, vos participants devront cliquer sur leur écran pour accepter, ou quitter la session.
Bouton Diviser en groupes : Il est possible de créer jusqu’à 50 sous-groupes dans une réunion Zoom. Cette fonctionnalité avancée est utile pour diviser les participants en sous-groupes de travail. Elle n’est pas fréquemment utilisée lors d’une conférence et est présente seulement dans le mode Réunion.
Bouton Réactions : il permet aux participants de signifier leur réaction par des applaudissements (les deux mains), des félicitations (le pouce) et autres (coeur, joie, bouche ouverte ou Tadam!). Ces icônes apparaîtront ensuite dans l’espace d’affichage de chaque participant et seront visibles par tous. Ils disparaîtront après quelques secondes.

Bouton Quitter : il permet de se déconnecter ou, si vous êtes dans une sous-salle d’atelier (breakout room), de revenir à la salle principale.

* Les options offertes lorsque le partage d’écran est activé :

L’un des principaux irritants que l’on observe chez les conférenciers qui partagent leur écran dans Zoom est la gestion des fenêtres! À cet effet, nous recommandons d’explorer les options offertes, notamment « Masquer les commandes flottantes », ce qui permettra de se concentrer sur l’essentiel. On pourra revenir à l’environnement régulier en appuyant sur le bouton Esc du clavier. Le hic ici, c’est qu’on ne voit plus le clavardage ni les participants. C’est ici que le rôle du modérateur prend une grande importance! Nous en parlerons plus en détails dans un prochain chapitre.

4 étapes pour favoriser l’engagement des participants en ligne

Vous trouverez ci-dessous différentes suggestions d’outils qui favorisent l’interaction et le partage de ressources avec vos participants, présentées en 4 étapes.

Notez que ces étapes peuvent être réalisées dans l’ordre ou le désordre, selon vos objectifs.

Pour vous permettre de découvrir facilement chacun des outils, vous trouverez une brève description, le site Web pour créer votre compte ainsi qu’un ou plusieurs tutoriels. Les tutoriels présentés ont été créés, en général, par et pour le milieu de l’éducation dans un contexte d’enseignement en ligne. Vous pourrez en faire l’écoute en adaptant leur contenu à votre contexte.

Ces outils peuvent être utilisés dans leur version gratuite ou en s’abonnant pour profiter des fonctionnalités avancées.

1- Créer sa présentation

Outils de présentation (Genially ou Google Sites)

Un outil de présentation interactif tel que Genially peut vous permet de créer un support visuel stimulant pour illustrer vos propos.

Visitez : https://www.genial.ly/fr
Tutoriel (14 min) : Tutoriel Genially 2019 – Bases et Collaboration (1 sur 2) (français)

Un Google Site permet de déposer le contenu de votre présentation ainsi que du contenu complémentaire (activités, exemples, sources, etc.) sur le Web. Votre contenu sera donc toujours disponible pour vos participants. Un Google Site facilite d’ailleurs la poursuite des échanges avec vos participants, qui pourront prendre facilement contact avec vous.

Visitez : https://sites.google.com
Tutoriel (14 min) Comment créer une page Web (Google Sites)

2- Partager son contenu

Mur collaboratif de partage de ressources (Padlet)

Un mur de ressources comme Padlet permet à tous les participants non seulement d’accéder au matériel complémentaire lié à votre conférence, mais d’y partager également leurs propres ressources. Les murs Padlet sont souvent laissés à la disposition des participants de la conférence ou du congrès pour une durée indéfinie. Vous pourriez en effet vouloir vous en servir à nouveau lors d’une prochaine conférence, en bonifiant son contenu d’une fois à l’autre.

Visitez : https://fr.padlet.com
Tutoriel 1 (7 min) : Comment créer votre mur et y insérer du contenu complémentaire?
Tutoriel 2 (6 min) : Comment partager votre mur de ressources?
Exemples concrets d’utilisation Padlet (18 min)

Document de travail collaboratif (Google Documents ou autre)

La création d’un Google Document vous permet de collaborer en temps réel avec vos participants. En effet, tous ceux qui ont le lien de partage pourront y ajouter du contenu de manière anonyme ou non, selon les paramètres de partage et s’ils choisissent de signer leurs ajouts. Si vous souhaitez utiliser un Google Document pour questionner votre auditoire, vous devriez avoir préparé le document et inscrit les questions dans celui-ci au préalable. Vous pouvez vous servir des réponses de vos participant durant votre conférence afin de souligner quelques éléments intéressants ou pour réagir à certains. Vous pourrez même enrichir votre contenu en fonction de l’expérience partagée par votre public dans ce document collaboratif.

Visitez : https://www.google.ca/intl/fr-CA/docs/about/
Tutoriel (7 min) : Enseignants – Comment créer un document Google Document et le partager pour collaborer

3- Créer de l’interaction

Outil de sondage (Mentimeter et Slido)

L’utilisation d’un outil de sondage comme Mentimeter et Slido vous permet d’orienter votre présentation sur les questions de votre auditoire en temps réel. Cela vous permet également de donner une voix à tous vos participants et de les engager dans votre présentation en intervenant en fonction de leurs réelles préoccupations. Vous pourrez savoir rapidement si votre public vous suit ou non et vous ajuster en fonction de leur réaction.

Visitez : https://www.mentimeter.com
Tutoriel (10 min) : Tutoriel menti.com
Visitez : www.sli.do
Présentation (2 min) : Slido Demo en français
5 erreurs que font les conférenciers en ligne (4 min en anglais)
5 idées pour briser la glace lors d’une conférence en ligne (3 min en anglais)

4- Créer du contenu interactif

Outil d’annotation de vidéos (EDpuzzle)

EDpuzzle permet d’intégrer des questions dans une vidéo et ainsi créer de l’interaction avec vos participants. Si vous avez une chaîne YouTube ou que vous utilisez une vidéo, vous pourrez ainsi rendre sa présentation interactive et insérer des questions aux moments clés de la vidéo présentée.

Visitez : https://edpuzzle.com
Tutoriel (5 min) : EDpuzzle: Présentation de l’outil

3 conseils dans l’intégration d’outils interactifs

Ayez une intention précise! Choisissez un outil en cohérence avec l’intention de votre présentation. Il doit y avoir un réel bénéfice à son usage pour vous et pour votre public.
Testez l’utilisation de vos outils! Assurez-vous d’avoir testé au moins 3 fois l’utilisation de vos outils en contexte de conférence simulée, à l’aide de collègues et amis, par exemple. Vous vous sentirez ainsi en confiance lorsque vous serez en ligne avec votre public.
Soyez bien entouré! Sollicitez quelqu’un qui pourra vous appuyer durant votre conférence pour vous permettre d’être avec votre public et ce, même si vous éprouvez des difficultés techniques, ou encore pour jouer le rôle de modérateur dans la conversation instantanée.

L’ABC du parfait modérateur

Le modérateur est votre allié durant la présentation de votre conférence. C’est la personne qui sera à vos côtés pour échanger avec les participants dans la conversation instantanée. Pour vous appuyer efficacement durant votre conférence, le modérateur idéal devrait :

Connaître le contenu

Il pourrait donc répondre aux questions de base des participants dans le clavardage ou les orienter en disant par exemple « Elle va répondre à votre question dans quelques instants ».

Rassurer et informer le conférencier des réactions du public

Il pourra entre autres vous guider sur le rythme de votre présentation. « Continue, tout se passe bien! » ou « Peux-tu revenir sur tes derniers propos? »

Gérer le temps

Il pourra indiquer le temps qu’il reste par bloc. À cet effet, l’utilisation d’un tableau blanc ou d’un carton à vous montrer discrètement est bénéfique s’il est près de vous physiquement.

Capter l’attention de vos participants

Voici quelques liens à consulter pour développer encore plus votre habileté à capter l’attention de vos participants.

8 moyens pour capter rapidement l’attention de votre auditoire, magazine Communication Futée
5 erreurs que les conférenciers en ligne font, Slido (4 min en anglais)
5 idées pour briser la glace lors d’une conférence en ligne, Slido (3 min en anglais)
7 conseils pour offrir une conférence en ligne réellement engageante, Slido (5 min en anglais)

Sources et références

Ce guide repose sur l’expérience vécue en accéléré lors de l’animation et l’organisation d’une quarantaine de formations CréaCamps par l’équipe de l’École branchée, de mai à août 2020, ainsi que sur de nombreux témoignages partagés par des acteurs du milieu de l’éducation qui ont participé ou offert de la formation à distance.