Le CSSDM s’est fixé comme objectif de développer une véritable culture de données en misant sur l’innovation et la valorisation des informations disponibles. Cette démarche est inscrite dans le Plan d’engagement vers la réussite (PEVR) 2023-2027 et repose sur une approche progressive et collaborative impliquant l’ensemble des unités administratives.
« La gouvernance des données peut influencer la réussite des élèves en assurant, notamment, une gestion efficace des informations liées aux parcours scolaires. Elle peut aussi améliorer l’efficacité opérationnelle », a souligné Josée Dechamplain, coordonnatrice du Bureau de l’efficacité organisationnelle au CSSDM.
Concernant la démarche entreprise, elle précise : « Ça prend la gouvernance pour en arriver à faire de la valorisation des données, mais paradoxalement, ce sont souvent les projets de valorisation qui servent de tremplin pour structurer la gouvernance. Il faut avancer sur tous les fronts en parallèle, sans attendre d’avoir toutes les conditions gagnantes. L’important est d’oser et de se former pour développer les compétences nécessaires. »
Un cadre structuré autour de quatre axes
Pour structurer l’initiative, le CSSDM s’appuie sur quatre piliers :
- Gouvernance des données : Définir un cadre clair avec des normes et des directives assurant une gestion éthique et conforme aux réglementations, notamment la Loi 25 du Québec.
- Gestion des données : Assurer la qualité, la sécurité et l’accessibilité des données en adoptant une approche transversale.
- Valorisation des données : Exploiter les données pour appuyer la prise de décision, améliorer les processus administratifs et soutenir la réussite des élèves.
- Imputabilité et reddition de comptes : Mettre en place des mécanismes de suivi et d’évaluation pour garantir une gestion transparente.
Une mise en œuvre progressive et collaborative
L’un des défis majeurs de cette initiative réside dans l’absence d’expertise interne en gouvernance des données. Pour y remédier, le CSSDM a fait appel à des consultants externes afin de former ses équipes et d’acquérir les compétences nécessaires à une gestion autonome.
Dans l’avancement des travaux, l’équipe privilégie une approche itérative : des projets pilotes de valorisation des données servent de point d’appui pour structurer la gouvernance. Cette méthode permet d’ajuster les processus en continu et de favoriser l’adhésion des parties prenantes.
Une structure de gouvernance comprenant trois niveaux a été mise en place :
- Stratégique : Instance décisionnelle définissant les grandes orientations.
- Tactique : Comités de pilotage assurant la coordination des initiatives.
- Opérationnel : Escouades dédiées à la gestion, à la catégorisation et à la sécurisation des données.
L’une des innovations majeures de cette stratégie repose sur la classification des données en domaines transversaux (élèves, employés, finances, actifs numériques, etc.), plutôt que par unité administrative, ce qui nécessite la collaboration de personnes de différentes unités. Cette façon de faire a d’abord été accueilli froidement par les équipes, reconnait Josée Dechamplain. « Faute de mieux, elles ont accepté d’avancer ainsi, et ça fonctionne! »
Des projets concrets déjà en cours
Trois projets de gouvernance de données ont été identifiés comme prioritaires :
- le suivi des indicateurs de pilotage du Plan d’engagement vers la réussite (PEVR)
- le plan de répartition des ressources humaines
- le suivi des indicateurs financiers
Le tableau de bord dédié au suivi du PEVR a été le premier projet à se concrétiser.
« L’objectif est d’y aller progressivement, de manière à valoriser convenablement les données. Nous voulons éviter de multiplier les tableaux de bord, nous assurer de les faire de la bonne façon, tout en respectant les principes de gouvernance. À terme, le programme de gouvernance des données devrait générer des informations qui contribueront à orienter les activités vers la réussite scolaire et à optimiser les services », indique Josée Dechamplain.
Parmi les autres réalisations du CSSDM, notons la constitution d’un entrepôt de données qui permet d’assurer une interopérabilité entre les unités administratives et d’accélérer la création des tableaux de bord décisionnels. Par ailleurs, une salle de pilotage est en cours d’implantation pour favoriser une gestion proactive et agile des données.
Une démarche partagée avec d’autres CSS
Le CSSDM n’est pas seul dans cette transition vers une gouvernance des données plus efficace. Plusieurs autres centres de services scolaires entreprennent des démarches similaires, ouvrant la voie à des collaborations et des partages de bonnes pratiques à l’échelle provinciale. L’équipe du CSSDM est d’ailleurs disposé à partager son expérience avec les équipes d’autres établissements d’enseignement qui seraient dans le même type de démarche.
Le 19 mars 2025, le Centre des congrès de Québec a accueilli la première édition du colloque Performance et valorisation des données en éducation, organisé par Le Point en Santé | Éducation et ses partenaires. Cet événement, axé sur les défis et les opportunités liés à l’exploitation des données en éducation, visait à partager des pratiques exemplaires et des usages innovants. Gestionnaires et professionnels ont échangé sur des solutions concrètes pour optimiser la prise de décision et favoriser la réussite des élèves.
