Organisation numérique 101 : Bien nommer et hiérarchiser ses dossiers et ses fichiers

Par Patrick Morrier
Conseiller pédagonumérique
Service national du RÉCIT en formation professionnelle
[email protected]

Voici un guide clair et structuré sur l’organisation numérique : Patrick Morrier, du Service national du RÉCIT en formation professionnelle, expose des stratégies pour classer efficacement dossiers et fichiers sur divers supports (disque dur interne, externe, infonuagique, appareils mobiles). L’approche privilégie une hiérarchie logique et des principes de nommage adaptés, applicables tant en contexte personnel que collaboratif.

Commencer avec l’arborescence

Voici quelques exemples d’arborescences (aussi appelées hiérarchie ou structures) contextualisées :

1. Structure par projet / thématique
   Hiérarchie imbriquée et bien identifiée, quelques niveaux de profondeur.
2. Structure par élève / destinataire / client
   Contexte professionnel, pour une organisation incluant plusieurs individus.
3. Structure par étape de travail / processus / cycle de vie
   Par ex. : en cours, à faire, terminé, archivé.
4. Structure orientée recherches associées
   Elle inclut : date, nom, mots clés, ce qui facilite les recherches par les outils de recherche intégrés à l’appareil utilisé.
5. Structure chronologique
   Elle facilite la récupération, dans un contexte où les dates sont signifiantes et mémorisables.
6. Structure par type de fichier
   Un peu moins efficace, mais celle-ci facilite lorsque l’on connaît le type du fichier recherché, par exemple un chiffrier « Excel », « Feuille de calculs » ou « Numbers ». 
7. Structure pêle-mêle
   Un seul dossier où les outils de recherches et l’identification des fichiers sont primordiales, afin de retrouver rapidement l’information recherchée après coup.

La meilleure arborescence pour un contexte donné sera probablement une combinaison de deux ou trois structures précédemment énumérées.

Dans tous les cas, il est important :

• De définir un plan de structure, l’appliquer en tout temps et le partager si la collaboration est envisagée;
• De nommer les fichiers de façon explicite et descriptive (mise en pratique des principes efficaces 4, 5 et 6, voir ci‑dessous — et tenir compte de la limite de 255 caractères maximum pour les noms de dossiers et de fichiers, chez Apple, Google et Microsoft);
• D’intégrer une date dans le nom du fichier lorsque possible, afin de faciliter le tri et la recherche;
• De sauvegarder les données régulièrement ou, au minimum, de les synchroniser si elles sont stockées dans un espace infonuagique accessible;
• De prévoir, si cette structure sert à des enfants ou à des personnes peu expérimentées avec les technologies, l’usage d’émojis ou de codes de couleur pour faciliter la reconnaissance visuelle.

Les noms de dossiers et de fichiers

Voici des principes généraux efficaces :

1. Cohérence (utiliser les mêmes nomenclatures / conventions, partout et en tout temps);
2. Lisibilité et caractère descriptif (le nom devrait refléter le contenu sans nécessiter son ouverture);
3. Faciliter le tri (alphanumérique, chronologique ou personnalisé — choisir une stratégie pertinente pour l’utilisateur et pour le système d’exploitation employé);

• Tri par ordre croissant ou décroissant du nom du fichier.
• Tri par date de création ou de modification du fichier.
• Tri personnalisé en ajoutant un ou de plusieurs chiffres au début, pour adapter selon les préférences et le nombre de dossiers/fichiers anticipés :

Dans l’exemple ci‑dessus, cette numérotation permet de prioriser les dossiers les plus pertinents au premier affichage, et offre la possibilité de disposer de jusqu’à 99 dossiers selon l’évolution de la structure. Si un volume supérieur est prévu, il est envisageable d’utiliser 3 ou 4 chiffres au début (centaines, milliers). Les zéros précédant les chiffres dans l’exemple servent à maintenir l’ordre personnalisé quand le nombre de dossiers atteint 10 ou plus. Si ce nombre ne dépassera jamais 9, il est possible de les omettre.

4. Compatibilité (éviter les caractères problématiques tels que | / : * ? ‘’ < >). De plus, si la structure est partagée ou utilisée sur des ordinateurs différents, retrouver certains caractères moins conventionnels sur un clavier peut s’avérer ardu;
5. Espace ou non (idéalement, utiliser le caractère souligné « _ » ou le tiret « – » entre chaque mot plutôt qu’un espace  — cela facilite en particulier l’automatisation éventuelle);
6. Accents et majuscules (les éviter si possible, comme les espaces);
7. Évolutivité (anticiper la croissance du volume des dossiers et des fichiers);
8. Format s’automatisant (prévoir une création automatique, utilisable pour les usagers avancés, selon le degré d’automatisation souhaité);
9. Raison d’exister (éviter les dossiers vides — chaque dossier devrait avoir une finalité claire).

Astuce : Si l’usage d’étiquettes (mots‑clés, tags) est possible, bien que cela exige un effort additionnel, cette intégration peut enrichir les capacités de recherche ultérieure.

Contextes mobiles (tablettes / téléphones intelligents)

Voici quelques bonnes pratiques pour les appareils mobiles :

1. Le système de fichiers permet une organisation locale (sur l’appareil) et virtuelle (sur un service nuagique). Il est essentiel d’activer la synchronisation. Sur Android, l’accès au gestionnaire de fichiers est complet; sur Apple, l’accès est plus restreint (pour des raisons de sécurité).
2. De nombreuses applications utilisent un « bac à sable » qui conserve les données à l’intérieur de l’application même;
3. Plusieurs fichiers sont synchronisés dans le nuage associé à l’appareil ; il est donc impératif que la nomenclature fonctionne à la fois sur l’appareil et dans le nuage;
4. Les fichiers créés directement depuis les outils (textes, photos, enregistrements, etc.) sont souvent nommés automatiquement ; il est recommandé de les renommer ultérieurement pour les rendre plus cohérents avec la structure adoptée.
   

Exemple de nomenclature sur appareils mobiles :

[AAAA-mm-JJ]_[objet/catégorie/projet/client]_[descriptif]

Respecter certains principes fondamentaux (similaires à ceux déjà présentés) :

• Nom court, mais signifiant (pour compenser les contraintes d’affichage sur petit écran);
• Structure peu profonde (idéalement un niveau ou, au maximum, deux ou trois);
• Compatibilité inter‑appareils et inter‑applications (incluant le nuage) : éviter les espaces, accents et majuscules;
• Favoriser les repères visuels (couleurs, émojis) pour baliser les ressources, particulièrement utile quand l’utilisateur est un enfant ou peu expérimenté technologiquement;
• Dans ce contexte, la date peut enrichir le tri, la recherche et le cadrage temporel d’une ressource.

Exemples concrets pour mobiles :

Ces principes structurés offrent un cadre robuste pour organiser efficacement les fichiers à travers différents supports numériques. Appliquer une arborescence réfléchie, adopter une nomenclature claire et prévoir l’évolutivité facilitent la gestion à long terme, que ce soit en contexte personnel ou collaboratif.

Si l’usage d’outils d’intelligence artificielle (IA) vous est familier, ceux‑ci peuvent être exploités pour générer des exemples adaptés à un contexte spécifique.

Et, pour approfondir le tout, le Service national du RÉCIT en formation professionnelle demeure une source précieuse. 

– Note de la rédaction : Le numéro d’hiver de la revue École branchée aura pour thème « S’organiser avec les outils numériques ». Assurez-vous d’être abonné pour plus d’idées!